عناصر الهيكل

يُوضح الهيكل التنظيمي لأي منظمة آلية تفويض الأنشطة المختلفة بين الأفراد في المنظمة لتحقيق أهدافها، كما أنه مهمّ لتوضيح السُلطة التي يمتلكها الأفراد في المنظمة، وهو مهم جدًا لأي منظمة، فكلما زاد تنظيمُه، زاد الإتقان في العمل داخل المنظمة، وهناك 6 عناصر رئيسية للهيكل التنظيمي وهي كالتالي:

تحديد الوظائف أو المهام في المنظمة

هذا الجُزء يُحدَد فيه من يقوم بالعمل من الأشخاص، وما هو العمل الذي يجب أن يقوم به، كما يجب عند تحديد الوظائف أو المهامّ وضع التخصصات، وتقسيم الوظائف إلى عائلات وظيفية لمعرفة كل وظيفة تنتمي إلى أي قسم تحديدًا.

تجميع الوظائف أو المهام

يجب في هذا الجزء عمل مخطّط تنظيمي لتصوّر أماكن العمل وكيفية تواجد الموظفين فيها وتحديد التبعية الإدارية لكل وظيفة والمكان الذي تصُب فيه في النهاية، كما يجب توضيح كيفية عمل الإدارات وتبعيّتها للمدير الرئيسي الذي يكون على رأس الهيكل التنظيمي.

تصميم الأقسام

هنا يجب تحديد الأقسام التي تحتاج لها المنظمة فعلًا، وذلك بناءً على طبيعة عمل المنظمة واحتياجاتها، فإذا كانت المنظمة مثلًا تعمل في قطاع الأدوية قد تحتاج إلى أقسام مختلفة عن منظمة مثلًا تعمل في قطاع الأغذية، أيضًا فإن تصميم الأقسام سيختلف إذا كانت المنظمة تصنّع منتجات أو تُزوّد الأفراد بالخدمات.

إنشاء التسلسل الهرمي التنظيمي

بعد تصميم الوظائف وتصنيفها وتحديد الأقسام التي يجب أن تنتمي إليها كل وظيفة من الوظائف، يبدأ رسم شكل العلاقات لهذا الهيكل، وشكل التبعية الحقيقية، وتحديد من يُقدم تقارير لِمَن، وكل ذلك يتم تحديده حسب طبيعة الشركة والأسلوب المعتمد في إدارة الشركة التي تنعكس انعكاسًا تامًا على إنشاء الهيكل التنظيمي.

على سبيل المثال في شركات معينة قد يقدم مدير المشتريات تقاريره وعمله للمدير المالي، وفي شركات أخرى قد يقدمه للمدير التنفيذي، كل هذه التفاصيل يجب أن تكون مرسومةً وموثقةً بعناية في الهيكل التنظيمي.

تحديد السُلطة

ويعني ذلك رسم المقدار المحدد من السلطة والصلاحية لكل مدير، والأقسام التي تمتد إليها سلطتُه حتى يسير العمل بشكل صحيح، ولا يحدُث تعارُض بين سُلطات المُدراء.

التنسيق بين الأقسام

هنا تُرسَم آلية وطبيعة التنسيق والتواصل بين الأقسام، إذ يُحدّد من يتواصل مع مَن؟ ومَن مِن الأقسام يرتبط عملُه بالآخر ارتباطًا وثيقًا، أيضًا التنسيق بين مدراء الأقسام نفسهم، ومن ينوب عن مَن، كل ذلك يجب تحديدُه في الهيكل التنظيمي للمنظمة.

هناك أنواع عديدة من الهياكل التي يمكن استخدامها في المنظمات:

• الهيكل التنظيمي الهرمي.
• الهيكل التنظيمي الوظيفي.
• الهيكل الهيكلي الأُفقي او المُسطح.
• هيكل المصفوفة.
• الهيكل التنظيمي القائِم على الفريق.