مفهوم التخطيط الإحترازي

يعرف التخطيط الاحترازي على أنه وضع خطط لحالات الطوارئ عندما يحدث شيء غير متوقع أو عند الحاجة لتغير أمر ما، وهو يعتبر نوعًا خاصًا من التخطيط.

يتم التخطيط الاحترازء من خلال الخطوات الآتية:

تبادل الأفكار وسرد المخاطر الرئيسية

يتم هنا جمع الفريق لطرح الأفكار المحتملة التي يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على العمل، واستخدام خريطة ذهنية لترتيب وتصنيف المخاطر، على أن يوضع في الاعتبار جميع المخاطر المحتملة التي قد تحصل مثل؛ الإخفاقات الأمنية، والكوارث الطبيعية، والتغيرات المفاجئة في الموظفين وغيرها، ويجب إشراك المديرين إلى قائدين الفريق إلى الخبراء للتأكد من الجميع مستعد وللحصول على المزيد من الاقتراحات والملاحظات.

تصنيف المخاطر حسب الأولوية

بعد إنشاء قائمة الأخطار المحتملة يجب تصنيفها حسب تأثيرها؛ مثل وضع احتمالية حدوث زلزال في منطقة تتعرض لعدد قليل من الزلازل أسفل القائمة والتركيز على الأحداث التي يحتمل حدوثها بدرجة أكبر.

تحديد وجمع الموارد

قم بإعداد قائمة بالموارد المهمة التي تستطيع مؤسستك الحصول عليها والتي يمكن استخدامها وقت حدوث المخاطر، وتكون الموارد موظفين أو أدوات أو برامج أو تفاصيل اتصال وقت الطوارئ، رتب القائمة حسب الأهمية.

وضع خطة لكل حدث

لكل حدث خطة مختلفة، لذلك يجب تحديد الأولويات لإنشاء خطط طوارئ للتهديدات المحتملة، ويجب أن يكون التركيز على تقليل الخسائر، وتتضمن الخطة خطوات يجب اتباعها في حال حدوث مخاطر وكيفية التعامل مع الموقف، كما تتضمن أيضاً معلومات حول الموظفيين الرئيسين.

مشاركة الخطة مع الفريق

يتم هنا التأكد من أن الخطة سهل الوصول إليها من قبل جميع الموظفين.

إعادة النظر في الخطة

حيث يجب مراجعة الخطة باستمرار لإجراء أي تغيرات حصلت مثل وجود موظفين جدد وغيرها.

فيما يأتي سرد لأهم مزايا التخطيط الاحترازي:

تقليل فقدان الإنتاج

عندما تواجه مؤسسة اضطراباً ما، تساعد الخطط الاحترازية في تقليل فقد الإنتاج إلى الحد الأدنى، وتكون تكلفة الخطة أقل بكثير مقارنة بتكلفة خسارة الإنتاج.

منع الذعر ويعزز العمل

عند عدم وجود خطط لحالات الطوارئ يصاب الناس بالذعر، ولكن بوجودها يعرف الأشخاص ماذا يفعلون وكيفية الحفاظ على النظام.

الشمولية

قد يكون لدى أصحاب الأعمال والمدراء أفكارًا حول كيفية التعامل مع الأزمات، إلا أنها ليست شاملة، فمن خلال وضع خطة احترازية يضطر المسؤولون إلى تقييم جميع التداعيات المحتملة حيث تكون مفصّلة.

فيما يأتي سرد لأهم سلبيات التخطيط الاحترازي:

التكلفة

تكون الخطط الاحترازية مكلفة لأنها تشمل كبار المدراء وخدمات الاستشارين والمتخصصين، ويكون لأي خرق لتشريعات الصحة والسلامة عواقب مالية ضخمة.

الوقت

يستغرق عمل الخطط الاحترازية وقتًا طويلًا؛ لأن الظروف الخارجية تتغير باستمرار، لذلك تحتاج المؤسسة إلى تقييم نطاق الأخطار، وتحديد أي منها يتطلب تحديث في الخطط.