ما هو الوصف الوظيفي؟

يقصد بالوصف الوظيفي (بالإنجليزية: Job Description)على أنه بيان مفصل في وثيقة مطبوعة أو إلكترونية، لطبيعة المهام والمسؤوليات للوظيفة الشاغرة في مؤسسة العمل في الهيكل التنظيمي.

وذلك بذكر المواصفات والمؤهلات، والخبرات والمهارات التي لا بد أن تتوافر لدى الموظفين في المؤسسات، لتحقيق أهداف الوظيفة والمسؤوليات المطلوبة من الموظفين على أكمل وجه، بما يحقق وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.

لا شك أن وجود وصف وظيفي لكل وظيفة في الشركات له أهمية بالغة، منها:

• تقسيم وتوزيع المهام والمسؤوليات حسب الاختصاصات، وتوضيح معايير الأداء التي تحقق الأهداف العامة للمؤسسة.
• تحديد مهمة كل قسم في المؤسسة، وتدفق العمل حسب الهيكل التنظيمي، وتحديد خطة سير العمل بدون تضارب أو ازدواجية في اتخاذ القرارات.
• المساعدة على فهم المسؤوليات والمهام للموظفين المرشحين ووضع خطط وبرامج واضحة تحقق سير العمل بنجاح.
• المساعدة في تحفيز الموظفين، وتحديد أسس وشروط التنقل والترقية والمكافآت والحوافز، والاستقطاب الفعال للكفاءات العاملة.
• وضع أسس ومعايير واضحة للاستقطاب الوظيفي والتعيين، واختيار ما يصلح منها لتحقيق أهداف المؤسسات.
• زيادة فاعلية العمل الجماعي، وروح الفريق، وذلك من خلال وضوح معايير الأداء المطلوبة.
• إدارة الموارد المالية بكفاءة، وذلك من توضيح الرواتب، والمعدات التي تتطلبها كل جهة حسب اختصاصها في فترة زمنية محددة.

لا بد أن تحتوي خطة الوصف الوظيفي على مجموعة من العناصر، وهي:

• الهدف من الوظيفة: حيث يتم توضيح قيمة الوظيفة بالنسبة لأهداف المؤسسة، والمؤهلات العلمية والمهارات التي تتطلبها.
• المسؤوليات والمهام: حيث يتم تحديد الاختصاصات المطلوبة بدقة من الموظف، وتحديد طبيعتها والقسم الذي تتبعه، وفريق العمل والرئيس.
• الراتب المتوقع: حيث يتم ذكر ما يمكنها المؤسسة أن تقدمه للموظف كأجر ضمن ميزانياتها المالية.
• معايير الأداء: حيث يتم توضيح كيفية أداء الوظيفة في أكمل وجه، وكذلك أسس الترقيات، والترفيعات.
• الحد الأقصى من سنوات الخبرة في نفس التخصص العلمي.
• الدورات التدريبية التي حصل عليها المتقدم للوظيفة في السنوات السابقة.

يتم إعداد بطاقات الوصف الوظيفي بأكثر من طريقة، منها:

• الاستبيانات: حيث يتم طرح أسئلة على الموظفين، وتحليل إجاباتهم، واعتمادها في إعداد البطاقة الوصف الوظيفي.
• الملاحظة: حيث يتم مشاهدة ومراقبة عمل الموظفين وأداؤهم للمهام الموكلة لهم، وكيفية سير العمل، وتبني المهارات المطلوبة.
• المقابلات الشخصية: من خلال طرح أسئلة على المتقدمين للوظيفة الشاغرة، وتحديد مهاراتهم وأدوارهم وخبراتهم ومدى قدرتهم على تحقيق الدور الوظيفي.

من الأخطاء الشائعة في إعداد الوصف الوظيفي، منها:

• المبالغة في تحديد المؤهلات والمسؤوليات التي تتطلبها الوظيفة.
• دمج تفاصيل مهام عامة مع مهام أخرى مشتركة لوظيفة أخرى.
• تبني رأي جهة إدارية واحدة، ودون مشاركة تفاصيلها مع بقية الإدارات في الشركة.